Derrière chaque manager ou chef d’entreprise, vous trouverez un assistant personnel organisé et efficace. Découvrez ce que cette carrière variée et dynamique a à offrir

En tant qu’assistant personnel (PA), vous travaillerez en étroite collaboration avec le personnel de direction ou de direction pour fournir un soutien administratif, généralement en tête-à-tête. Vous aiderez un gestionnaire à utiliser au mieux son temps en s’occupant des tâches de secrétariat et d’administration.

Les AM ont besoin d’une connaissance approfondie de l’organisation dans laquelle ils travaillent. Vous aurez besoin de savoir qui est le personnel clé, à la fois externe et interne, et de comprendre les buts et objectifs de l’organisation.

Les gestionnaires comptent souvent beaucoup sur leur PA, confiants que le travail sera géré efficacement en leur absence. La discrétion et la confidentialité sont donc des attributs essentiels d’une AP réussie.

Un assistant personnel est parfois appelé secrétaire exécutif, ainsi qu’un secrétaire personnel ou privé.

Responsabilités

En tant que PA, vous êtes souvent le premier point de contact d’un manager avec des personnes à la fois internes et externes à l’organisation. Les tâches comprendront :

• concevoir/maintenir des systèmes de bureau, y compris la gestion et le classement des données
• organiser le voyage, les visas et l’hébergement, et voyager occasionnellement avec le responsable pour prendre des notes ou dicter lors de réunions ou pour fournir une assistance générale lors de présentations
• filtrer les appels téléphoniques, les demandes de renseignements et les demandes, et les traiter le cas échéant
• rencontrer et accueillir les visiteurs à tous les niveaux d’ancienneté
• organiser et tenir des agendas et prendre des rendez-vous
• traiter les e-mails, fax et courriers entrants, correspondant souvent au nom du responsable
• effectuer des recherches de fond et présenter les résultats
• produire des documents, des notes d’information, des rapports et des présentations
• organiser et assister aux réunions et s’assurer que le gestionnaire est bien préparé pour les réunions
• assurer la liaison avec les clients, les fournisseurs et les autres membres du personnel.

En plus de soutenir les managers, leur équipe et leurs départements, de nombreux AM ont également leur propre charge de travail et responsabilités personnelles. La portée du rôle de l’AP peut être étendue et les tâches supplémentaires peuvent inclure :

• mener des projets et des recherches spécifiques
• prise en charge des comptes et des budgets
• travailler plus étroitement avec la direction si assumer certaines des responsabilités du gestionnaire
• suppléer le gestionnaire, prendre des décisions et déléguer le travail à d’autres en l’absence du gestionnaire
• être impliqué dans les processus de prise de décision.

Certains adjoints au personnel effectuent eux-mêmes tout le travail de secrétariat, tandis que d’autres se chargent du recrutement et de la formation du personnel subalterne et leur délèguent certaines des tâches les moins exigeantes et confidentielles.

Un salaire

• La fourchette des salaires de départ typiques se situe entre 17 000 £ et 25 000 £. Dans le centre de Londres, les salaires de départ peuvent aller de 22 000 £ à environ 30 000 £.
• Les salaires de niveau supérieur ou avec expérience sont d’environ 25 000 à 33 000 £. Les salaires dans le centre de Londres peuvent aller de 30 000 £ à 50 000 £, selon le niveau d’expérience et le type d’entreprise.

Les salaires dépendent de la taille et de la nature de l’organisation qui l’emploie, ainsi que de sa situation géographique.

Les avantages supplémentaires peuvent inclure un régime de retraite d’entreprise, un prêt d’abonnement, une assurance maladie privée, un abonnement à un sport ou à une salle de sport et des déjeuners subventionnés.

Les chiffres sur les revenus sont fournis à titre indicatif seulement.

Heures d’ouverture

Vous travaillerez généralement de 9h à 17h, selon le type d’organisation. Il peut être nécessaire de faire des heures supplémentaires pendant les heures de pointe et lorsque les échéances sont proches.

Le travail à temps partiel, les horaires flexibles et les interruptions de carrière sont tous possibles.

À quoi s’attendre

• Les contacts avec les gens sont fréquents, que ce soit par téléphone, par courriel ou en personne.
• Certains assistants personnels choisissent de s’inscrire auprès d’agences et de se déplacer entre les organisations sur des contrats à court terme. Les taux horaires varient mais se situent en moyenne autour de 15 £ à 25 £ de l’heure, selon l’emplacement et le secteur. Cela offre moins de sécurité d’emploi mais plus de flexibilité et la possibilité d’acquérir une variété d’expériences.
• Malgré la nature personnelle du rôle, le travail indépendant est possible pour ceux qui ont une expérience considérable. Les assistants virtuels travaillent à domicile et donnent leur temps par blocs à une gamme de clients.
• Les hommes sont actuellement sous-représentés dans cette profession.
• Les emplois sont largement disponibles dans la plupart des grandes villes, mais moins dans les zones rurales. Les postes les plus prestigieux ont tendance à être basés à Londres.
• Le travail peut parfois être très stressant, car il peut parfois impliquer de traiter avec des personnes difficiles ou exigeantes, souvent à des niveaux très élevés, et le travail est toujours axé sur les besoins du gestionnaire. Être un assistant personnel signifie travailler en étroite collaboration avec une personne et tout problème qu’elle rencontre avec son travail peut avoir un impact sur vous.
• La nature de soutien du rôle signifie également que la contribution de l’AP aux projets peut ne pas toujours être reconnue dans l’ensemble de l’organisation. Certains AM trouvent cet aspect de leur travail frustrant.
• Les voyages au cours d’une journée de travail, les absences de la maison pendant la nuit et le travail ou les voyages à l’étranger sont rares, mais peuvent être nécessaires pour assister à des réunions et à des conférences externes ou à des installations de recherche.

Qualifications

Bien que ce domaine de travail soit ouvert à tous les diplômés et à ceux qui ont un HND, un diplôme en commerce ou en gestion peut augmenter vos chances. Certains sujets sont plus pertinents pour certaines industries, par exemple la littérature anglaise pour l’édition et le droit pour le travail juridique.

Pour les détenteurs de HND, les matières suivantes peuvent augmenter vos chances :

• administration
• Entreprise
• la gestion
• études de secrétariat.

L’entrée sans diplôme, HND ou diplôme de base est possible car les qualités personnelles, l’expérience et les compétences générales de bureau sont généralement considérées comme plus importantes.

L’anglais et les mathématiques du GCSE (ou l’équivalent) sont des conditions d’entrée standard pour de nombreux postes. Une qualification en informatique peut également être exigée.

Il est inhabituel d’entrer directement dans un poste de PA en tant que jeune diplômé en raison du niveau d’expérience que l’on attend de vous. Cependant, ce n’est pas impossible et une façon d’augmenter vos chances serait d’étudier pour une qualification pertinente, telle qu’un certificat de niveau 2 en soutien aux entreprises et un diplôme de niveau 3 en administration des affaires. Ces formations visent à doter les étudiants des compétences indispensables à ce métier :

• Institut de gestion administrative (IAM) – Prix de niveau 3 en compétences professionnelles en assistants personnels et en administration
• Formation Pitman – Diplôme d’assistant professionnel exécutif.

Compétences

En plus d’une expérience pertinente et de connaissances en secrétariat et en administration, vous devrez justifier des éléments suivants :

• compétences exceptionnelles en communication écrite et orale
• excellentes compétences en traitement de texte et en informatique, y compris la connaissance d’une gamme de progiciels
• la capacité de travailler sous pression et dans des délais serrés
• bonnes capacités d’organisation et de gestion du temps
• la capacité de rechercher, de digérer, d’analyser et de présenter du matériel de manière claire et concise
• excellentes compétences interpersonnelles
• la capacité de travailler de sa propre initiative
• honnêteté et fiabilité
• attention au détail
• flexibilité et adaptabilité pour jongler avec une gamme de tâches différentes et pour travailler des heures supplémentaires pour respecter les délais
• discrétion et une compréhension des questions de confidentialité.

Il existe également un certain nombre de compétences spécifiques, qui peuvent vous donner un avantage concurrentiel. Par exemple, la sténographie et la dactylographie audio sont encore largement utilisées. Les cours Teeline et Pitman enseignent les systèmes de sténographie et les vitesses de frappe standard de l’industrie – pour les leçons de sténographie, voir Teeline Online .

Les qualifications professionnelles pertinentes dans le domaine des affaires et de l’administration sont délivrées par l’ OCR Examinations Board . La connaissance d’une langue étrangère peut être utile dans certains postes.

L’expérience professionnelle

La plupart des postes nécessiteront une expérience pertinente d’au moins deux ans, qui aura généralement été acquise dans un rôle de secrétaire ou d’administrateur subalterne.

Travailler en tant qu’intérim, pendant ou après vos études, peut être l’occasion d’acquérir une expérience de bureau et de développer des compétences de secrétariat de haut niveau. De nombreux adjoints au médecin auront gravi les échelons depuis des postes de secrétaire général et de secrétaire général.

Renseignez-vous sur les différents types d’ expériences de travail et de stages qui sont disponibles.

Employeurs

Les adjoints au médecin travaillent dans un éventail de grandes, moyennes et petites organisations dans tous les secteurs. Les postes peuvent être trouvés dans:

• comptabilité
• agriculture, horticulture et industries connexes
• les arts, le divertissement et les loisirs
• les organismes de bienfaisance et le secteur bénévole
• conseil aux entreprises et aux entreprises
• éducation
• la finance
• services de santé, sociaux, médicaux et connexes
• hospitalité et restauration
• droit et travaux connexes
• départements du gouvernement local et central, y compris travailler pour les membres du parlement (députés)
• organisations manufacturières et industrielles
• marketing et publicité
• médias et communication
• biens
• vendre au détail
• organisations liées à la science
• services de sécurité et de protection.

Recherchez des offres d’emploi sur :

• Assistante de direction exécutive
• Emplois de gardien

Les opportunités sont également annoncées dans la presse locale et nationale.

Les agences de recrutement spécialisées et les sites d’emploi en ligne gèrent généralement les offres d’emploi. Voir:

• Gordon Yates
• Secs dans la ville

Les agences plus grandes et plus générales gèrent également les postes vacants d’AP et sont un bon moyen de trouver des opportunités d’intérim.

Recherchez des événements spéciaux destinés aux assistants personnels, tels que The PA Show – une exposition et une conférence annuelles destinées aux assistants de direction, aux assistants de direction et aux chefs de bureau.

Développement professionnel

La formation se déroule principalement sur le tas. Des secrétaires expérimentés peuvent superviser les nouveaux entrants jusqu’à ce qu’ils soient compétents dans le travail. Les grandes entreprises peuvent proposer un cours d’initiation, d’une durée de quelques jours, pour vous présenter les différents domaines de l’entreprise. Ils peuvent également offrir des cours de courte durée dans des domaines tels que:

• logiciels de traitement de texte et de bases de données ou tableurs
• procédures de l’industrie et protocole commercial
• santé et sécurité
• premiers secours
• sténographie et prise de minutes efficace.

Dans les petites entreprises, vous devrez généralement suivre une formation à votre rythme et de votre propre initiative, bien que les employeurs puissent être disposés à payer pour les cours pertinents.

Il est possible d’entreprendre des études à temps partiel pendant que vous travaillez. Les organisations suivantes offrent des qualifications pertinentes, qui peuvent normalement être étudiées sur un ou deux ans :

• LCCI International Qualifications – Diplôme de Secrétaire Particulier Niveau 3 et Diplôme de Secrétaire Exécutif Niveau 4
• OCR Examinations Board – cours d’administration des affaires
• Formation Pitman – Diplôme d’AP exécutif et diplôme d’AP exécutif professionnel.

Alternativement, vous pouvez suivre un cursus en administration des affaires.

L’adhésion à un organisme professionnel, tel que l’ Institut de gestion administrative (IAM) , est également utile. L’IAM est aujourd’hui le principal organisme professionnel pour les chefs d’entreprise, les responsables administratifs et les administrateurs professionnels. Il reflète les objectifs de carrière de ses membres administrateurs qui souhaitent de plus en plus évoluer vers la gestion et ont désormais plus de responsabilités dans la gestion des personnes.

Consultez le site Web de l’IAM pour obtenir des informations sur l’adhésion, les événements, les cours de formation en ligne et les détails des qualifications approuvées, telles que le diplôme de niveau 4 en gestion commerciale et administrative, disponible auprès des organismes de certification concernés.

Les perspectives de carrière

Après avoir acquis des qualifications, des compétences et de l’expérience, les AM peuvent rejoindre un organisme professionnel pertinent, tel que l’IAM, qui peut être utile pour le développement de carrière et peut donner accès à des conseils et à des opportunités de développement professionnel continu (DPC).

L’adhésion à part entière à l’IAM (MInstAM) est ouverte à toute personne remplissant l’une des conditions suivantes :

• vous avez été employé pendant cinq ans ou plus dans toute entreprise où vos fonctions impliquent l’administration ou la gestion administrative
• vous détenez un diplôme de niveau 4 ou 5 dans un domaine pertinent
• vous avez suivi 12 jours de DPC au cours des trois dernières années.

L’IAM propose également une adhésion étudiante et affiliée aux personnes en début de carrière. Consultez leur site Web pour plus de détails sur les différents niveaux d’adhésion disponibles.

Vous pouvez demander à devenir membre de l’organisme agréé ou professionnel du secteur dans lequel vous exercez. Par exemple:

• en marketing, ce serait le Chartered Institute of Marketing (CIM)
• et en ressources humaines, le Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) .

Avec l’expérience, la progression peut être rapide. Les PA peuvent gravir des échelons jusqu’à des postes plus élevés avec la responsabilité du personnel subalterne. La promotion peut être au PA pour un cadre supérieur ou dans une entreprise plus grande ou plus prestigieuse. Des mouvements sont également possibles au sein de l’industrie en développant le rôle, les contacts et les connaissances pour passer de l’administration à d’autres départements.

Un PA peut évoluer vers un assistant de direction (AE). Ce rôle combine le rôle commercial du PA avec la responsabilité supplémentaire d’organiser la vie personnelle d’un gestionnaire. Le salaire est souvent plus élevé que celui d’un PA mais les heures peuvent être plus longues et le rôle implique de travailler en très étroite collaboration avec un manager.

Le travail d’AP peut fournir un aperçu unique du fonctionnement d’une entreprise et de la façon dont les décisions sont prises aux plus hauts niveaux. Ce type d’expérience peut s’avérer précieux pour les AM qui souhaitent devenir eux-mêmes managers. Les compétences acquises dans le travail d’AP peuvent être utilisées dans d’autres secteurs, tels que les ressources humaines, le marketing et les relations publiques.

Il est possible de se spécialiser dans un secteur spécifique, par exemple en tant qu’assistante juridique ou médicale. Ces emplois peuvent attirer des salaires plus élevés mais peuvent nécessiter des qualifications supplémentaires.

Certains adjoints au médecin expérimentés décident de travailler comme assistants virtuels à leur compte. Les assistants virtuels travaillent à domicile et donnent leur temps par blocs à une gamme de clients. Certains adjoints au personnel travaillent comme assistants virtuels dans le cadre d’une carrière de portefeuille, combinant le rôle avec d’autres types de travail, transformant parfois même un passe-temps en une entreprise. Cette flexibilité de carrière peut être attrayante. Pour plus d’informations, voir The UK Association of Virtual Assistants .

Le travail indépendant n’est généralement possible que pour les AM ayant une expérience substantielle.