Les gestionnaires de documents sont responsables de la gestion efficace et appropriée des documents d’une organisation depuis leur création jusqu’à leur élimination éventuelle.

En tant que gestionnaire de dossiers, vous fournirez un accès à des dossiers précis à diverses fins opérationnelles et stratégiques, et vous vous assurerez que les obligations légales pour la création et la conservation des dossiers sont respectées. Cela comprend le contrôle du nombre d’enregistrements créés et stockés, et l’identification des enregistrements qui doivent être conservés à des fins historiques et de recherche et ceux qui doivent être détruits.

La gestion des dossiers est souvent étroitement liée à la gestion des connaissances et de l’information, ainsi qu’à la conformité des informations (protection des données et liberté d’information). Certains emplois seront une fusion de ces rôles.

Responsabilités

En tant que gestionnaire de dossiers, vous devrez :

• superviser la gestion des informations électroniques et/ou papier
• identifier les ressources de gestion des dossiers les plus appropriées
• concevoir et développer des systèmes de classement, des schémas de classification des entreprises et entreprendre des enquêtes sur les dossiers
• mettre en place et réviser des systèmes d’enregistrement de la documentation
• établir des calendriers de conservation et d’élimination
• donner des conseils sur les nouvelles politiques de gestion des dossiers, en fournissant un cadre pour guider votre personnel dans la gestion de ses dossiers et l’utilisation du système de dossiers de l’employeur
• normaliser les sources d’information dans l’ensemble d’une organisation ou d’un groupe d’organisations
• gérer le passage des systèmes de gestion des documents papier aux systèmes de gestion des documents électroniques
• répondre aux demandes d’informations, en donnant un accès approprié à l’information
• assurer le respect de la législation et de la réglementation en vigueur
• donner des conseils sur des questions juridiques et réglementaires complexes, impliquant souvent des jugements dans des domaines tels que les lois sur la liberté de l’information et la protection des données, le règlement général sur la protection des données et d’autres législations nationales ou régionales
• préserver la mémoire et le patrimoine de l’entreprise
• gérer les budgets et les ressources
• former et superviser le personnel chargé des dossiers.

Un salaire

• Les salaires des cadres intermédiaires devraient commencer à 410 861 F CFA. Pour les cadres supérieurs, les salaires devraient commencer à 570 560 F CFA.

Heures d’ouverture

Les heures de travail sont généralement de 9h à 17h, du lundi au vendredi, avec la possibilité de quelques heures supplémentaires en fonction de votre charge de travail.

Le travail indépendant et de conseil est possible, en particulier pour les projets à court terme.

À quoi s’attendre

• La gestion des dossiers peut constituer la totalité ou une partie seulement de votre travail avec d’autres activités liées à l’information, telles que la gestion des connaissances et de l’information, la protection des données, la liberté d’information et la gouvernance de l’information.
• Le travail est principalement basé sur le bureau et, selon le rôle, vous pouvez avoir des contacts réguliers avec d’autres membres du personnel ou effectuer un travail informatique principalement solitaire. Avec l’utilisation accrue des systèmes de gestion électronique des documents et des enregistrements, vous êtes susceptible d’être impliqué dans de nombreux travaux informatiques.
• La plupart des opportunités existent dans les grandes villes.
• La gestion des dossiers est souvent basée sur des projets et implique de travailler dans des délais précis.
• Il existe des opportunités pour les professionnels seniors de devenir indépendants, travaillant pour plusieurs clients, ou de rejoindre un grand cabinet de conseil en gestion ou une agence spécialisée.

Qualifications

Le sujet de votre premier diplôme n’est pas particulièrement pertinent, et les records managers viennent de divers horizons, y compris la gestion des archives, la gestion financière et commerciale, la recherche scientifique et la fonction publique.

La concurrence pour les places dans un cours de troisième cycle est féroce et vous aurez normalement besoin d’un bon baccalauréat spécialisé et d’une expérience de travail antérieure. Les cours mènent à un diplôme de troisième cycle de neuf mois, à l’exigence minimale pour un emploi en tant que gestionnaire de dossiers professionnels ou à une maîtrise complète d’un an à l’issue d’une thèse.

La plupart des cours sont des programmes combinés d’archives et de gestion des documents. Des options d’apprentissage à temps partiel et à distance sont disponibles dans certains établissements. Pour une liste complète des cours accrédités, voir Carrières en gestion des documents.

Compétences

Vous aurez besoin d’avoir :

• solides compétences en communication pour traiter avec des collègues seniors, des fournisseurs et des sous-traitants
• aptitudes à la négociation pour persuader des collègues seniors de suivre les directives convenues en matière de stockage de documents
• compétences en résolution de problèmes et en analyse pour développer une compréhension du fonctionnement de votre organisation et créer des systèmes d’enregistrement intégrés
• bonne gestion de projet et sens de l’organisation
• bonne maîtrise des nouvelles technologies et adaptation aux nouveaux progiciels et systèmes informatiques
• une connaissance des principes de gestion de l’information et une familiarité avec les systèmes d’information et les archives
• attention au détail
• flexibilité pour s’impliquer dans tous les aspects de la fourniture d’informations.

Une connaissance à jour de la législation sur la protection des données et la liberté d’information est également importante.

L’expérience professionnelle

Vous devrez avoir une expérience de travail bénévole ou rémunérée de bonne qualité dans un environnement de gestion des documents pour obtenir une place dans un cours de troisième cycle.

Employeurs

Vous êtes susceptible de travailler dans une grande entreprise ou organisation qui a besoin d’aide pour la gestion de sa gamme d’enregistrements et de systèmes d’enregistrement. Les employeurs typiques comprennent :

• gouvernement central et local
• des institutions publiques
  
• institutions académique
• le secteur bancaire et financier
• le secteur de la vente au détail
• cabinets d’avocats
• hôpitaux
• secteur pharmaceutique
• entreprises de services publics et d’électricité
• secteur du bâtiment et de la construction
• le secteur des entreprises, y compris les entreprises multinationales dans les grandes industries
• musées et galeries
• organisations caritatives.

Développement professionnel

Une fois diplômé, vous êtes encouragé à poursuivre votre développement professionnel afin de développer vos compétences, d’enrichir vos connaissances professionnelles et d’établir un réseau de contacts.

Votre employeur fournira généralement une formation sur les systèmes et procédures internes. Ils peuvent également payer pour des formations externes et des cours d’apprentissage à distance, y compris des qualifications professionnelles de troisième cycle, si vous n’en avez pas déjà un.

Les perspectives de carrière

Vous pouvez commencer en tant qu’assistant de gestion des enregistrements avant de passer à un rôle de gestion des enregistrements. Dans les grandes organisations, telles que le gouvernement ou les universités, il peut y avoir une équipe de personnel de gestion des dossiers et une structure de carrière en place, par exemple, un gestionnaire des dossiers, un gestionnaire principal des dossiers et un responsable de la gestion des dossiers (ou des informations et des dossiers). Dans des postes plus élevés, vous dirigerez probablement une équipe de gestion des documents, développerez une stratégie et coordonnerez l’élaboration de politiques.

Dans les petites organisations, cependant, les équipes de gestion des enregistrements sont souvent petites et le responsable des enregistrements peut être le poste le plus élevé. Vous devrez peut-être faire preuve de souplesse et être prêt à déménager si vous recherchez une promotion. Les progrès dépendront souvent du développement de votre propre itinéraire en fonction de vos intérêts et de votre expérience.