Votre responsabilité en tant que chef de bureau est de superviser les activités administratives qui facilitent le bon fonctionnement d’un bureau, en organisant les personnes, les informations et les autres ressources
Vous vous assurerez que l’équipement de bureau est entretenu avec la qualité et la quantité appropriées, que les dossiers pertinents sont à jour et que tous les processus administratifs fonctionnent efficacement.
Dans une petite organisation, vous pouvez effectuer la plupart des tâches vous-même, tandis que dans les grandes organisations, vous pouvez superviser le travail d’une équipe. Les titres de poste varient et les alternatives incluent :
- chef d’entreprise
- directeur administratif
- directeur des opérations.
Responsabilités
En tant que chef de bureau, vous devrez :
- utiliser une gamme de logiciels, y compris la messagerie électronique, les feuilles de calcul et les bases de données, pour assurer le fonctionnement efficace du bureau
- gérer les systèmes de classement en ligne et papier
- développer et mettre en œuvre de nouveaux systèmes administratifs, tels que la gestion des dossiers
- enregistrer les dépenses de bureau et gérer le budget
- organiser l’aménagement des bureaux et entretenir les fournitures de papeterie et d’équipement
- maintenir l’état du bureau et organiser les réparations nécessaires
- organiser et présider des réunions avec le personnel – dans les rôles moins rémunérés, cela peut inclure la saisie de l’ordre du jour et la prise de procès-verbaux, mais les cadres supérieurs ont généralement un assistant administratif pour le faire
- superviser le recrutement du nouveau personnel, y compris parfois la formation et l’initiation
- assurer des niveaux de personnel adéquats pour couvrir les absences et les pics de charge de travail, souvent en utilisant des agences d’intérim
- procéder à des évaluations du personnel, gérer le rendement et discipliner le personnel
- déléguer le travail au personnel et gérer sa charge de travail et ses résultats
- promouvoir le développement et la formation du personnel
- mettre en œuvre et promouvoir la politique d’égalité et de diversité
- rédiger des rapports pour la haute direction et faire des présentations
- répondre aux demandes et réclamations des clients
- examiner et mettre à jour les politiques de santé et de sécurité et s’assurer qu’elles sont respectées
- vérifier que les lois sur la protection des données sont respectées en ce qui concerne le stockage des données, et revoir et mettre à jour les politiques
- organiser des tests réguliers pour les équipements électriques et les dispositifs de sécurité
- assister à des conférences et formations
- gérer les médias sociaux pour votre organisation.
Un salaire
- Les salaires des chefs de bureau varient selon le type d’industrie, l’employeur et le niveau de responsabilité impliqué. Les salaires de départ typiques peuvent aller de 18 000 £ à 30 000 £.
- Avec l’expérience, les salaires peuvent monter entre 30 000 et 50 000 £.
Les postes de chef de bureau dans des domaines tels que le NHS et l’enseignement supérieur suivront généralement une structure de notation.
Les chiffres sur les revenus sont fournis à titre indicatif seulement.
Heures d’ouverture
Vous travaillerez généralement une semaine de 35 heures, même si vous devrez peut-être commencer tôt ou rester tard pendant les périodes de pointe. Il peut y avoir des possibilités de travail à temps partiel ou de partage d’emploi.
À quoi s’attendre
- Le travail est généralement basé sur le bureau. La taille et le style du bureau dépendront de l’organisation pour laquelle vous travaillez. Par exemple, vous pouvez avoir un bureau pour vous-même ou partager avec une équipe dans un bureau à aire ouverte. En raison des effets de COVID-19, il y aura probablement un certain passage au travail à domicile, mais le rôle conservera, dans la plupart des cas, un aspect de la présence au bureau.
- Des emplois sont disponibles dans les villes et villages du Royaume-Uni. Il peut également y avoir des opportunités avec les petites entreprises dans les zones rurales.
- Dans la plupart des postes, une tenue élégante et professionnelle est attendue, en particulier dans les rôles en contact avec le client.
- Le travail peut être difficile, car vous êtes souvent responsable du respect des objectifs et des délais, ainsi que de la discipline du personnel.
- Vous pouvez voyager entre les bureaux si vous travaillez sur des sites partagés, ou parfois plus loin pour des formations et des conférences, ou si vous travaillez dans d’autres succursales.
Qualifications
Vous pouvez devenir chef de bureau avec n’importe quel sujet de diplôme ou HND, mais les sujets suivants peuvent être particulièrement utiles :
- gestion d’entreprise/gestion d’entreprise
- informatique et technologies de l’information
- Gestion des ressources humaines
- la gestion
- administration publique.
L’entrée sans diplôme, HND ou diplôme de base est possible si vous avez une expérience et des compétences de bureau pertinentes. De nombreux chefs de bureau entrent au niveau d’administrateur de bureau et progressent grâce à l’expérience. Certains employeurs demanderont une qualification en gestion au niveau de gestionnaire de bureau.
Si vous avez 16 ans ou plus et que vous ne suivez pas d’études à temps plein, il existe des possibilités de suivre un apprentissage en commerce et en administration aux niveaux intermédiaire, avancé et supérieur. Au niveau supérieur, vous pourriez vous former pour un rôle de chef de bureau. En savoir plus sur les apprentissages en entreprise .
Les NVQ/SVQ sont également disponibles en affaires et en administration.
Vous n’avez généralement pas besoin d’un diplôme de troisième cycle pour devenir chef de bureau, mais certains diplômés choisissent de poursuivre leurs études dans un domaine lié aux affaires.
Compétences
Vous aurez besoin d’avoir :
- excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
- connaissance de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) et d’autres progiciels bureautiques couramment utilisés
- solides compétences en informatique et en dactylographie
- la capacité de prioriser les tâches et de travailler sous pression
- bonnes compétences en travail d’équipe et la confiance nécessaire pour diriger et motiver une équipe
- la capacité de gérer votre charge de travail et de superviser les autres simultanément
- excellentes compétences en communication interpersonnelle, orale et écrite, avec la capacité de converser au niveau des cadres supérieurs et du conseil d’administration
- aptitudes à la négociation et à l’établissement de relations
- attention au détail
- flexibilité et adaptabilité aux charges de travail changeantes
- une approche de résolution de problèmes au travail
- compétences en gestion de projet
- une connaissance de la législation dans les domaines de l’emploi, de l’égalité et de la diversité, et de la protection des données – cela est utile, mais pas indispensable.
L’expérience professionnelle
La concurrence varie selon les secteurs d’emploi, mais les postes de chef de bureau attirent généralement de nombreuses candidatures. Une expérience de bureau pertinente est vitale. Les opportunités sont disponibles via des agences de recrutement ou des postes administratifs juniors.
Il est également utile d’acquérir une expérience qui démontre de bonnes compétences en matière de travail d’équipe et de gestion. Prendre en charge un projet parascolaire ou gérer une équipe de bénévoles est un bon moyen de développer ces compétences, surtout si vous n’avez pas eu l’occasion de les appliquer dans un environnement de travail.
Renseignez-vous sur les différents types d’ expériences de travail et de stages qui sont disponibles.
Employeurs
Les chefs de bureau sont employés à tous les niveaux dans les secteurs public, privé et caritatif. En bref, vous pouvez être employé par n’importe quelle organisation qui gère un bureau, des petites entreprises aux organismes publics et aux sociétés multinationales.
Les employeurs typiques comprennent :
- entreprises du bâtiment et de la construction
- NHS et organismes de santé privés
- établissements d’enseignement, y compris les écoles et les établissements d’enseignement complémentaire et supérieur
- organes de l’administration locale et centrale
- organismes de bienfaisance et groupes communautaires
- organismes de services financiers
- cabinets d’avocats
- organisations de travail social
- industries du divertissement, de la création, des médias et des loisirs
- firmes d’ingénierie
- entreprises de transport
- détaillants, grossistes et distributeurs
- fabricants dans tous les secteurs d’activité
- organisations scientifiques
- Services de sécurité
- services publics – fournisseurs de gaz, d’électricité, d’eau et de télécommunications.
Recherchez des offres d’emploi sur :
- Jobs.ac.uk – pour les emplois dans l’enseignement supérieur.
- NHS Jobs – pour les emplois dans les hôpitaux et les cabinets de médecins généralistes.
- Simplement des emplois de bureau
- Nombre total d’emplois
Les agences de recrutement s’occupent également des postes vacants. Les offres d’emploi sont également publiées sur LinkedIn et sur les sites Web des grandes organisations.
Développement professionnel
Les opportunités de formation dépendent en grande partie de votre employeur, bien que la plupart des employeurs offrent au moins une formation de base, par exemple, dans leurs propres bases de données et systèmes de gestion de contenu. La formation informelle en cours d’emploi est également courante.
La formation est soit dispensée en interne (généralement dans des organisations plus importantes) soit via des entreprises externes proposant des cours dans des domaines tels que :
- manager et animer des équipes
- évaluations
- Recrutement et sélection
- législation sur l’égalité et la diversité
- santé et sécurité
- commercialisation
- la gestion du stress
- gestion du temps
- assurance.
Dans les petites entreprises, vous êtes plus susceptible d’avoir à prendre l’initiative et à définir vos propres besoins en matière de développement professionnel continu (DPC). Les cours sont souvent payés par votre employeur, mais les budgets de formation peuvent être limités.
L’adhésion à l’ Institut de gestion administrative (IAM) est utile et donne accès aux dernières nouvelles, événements et réductions sur la formation, ainsi que la possibilité de réseauter avec les chefs de bureau et le personnel connexe.
L’IAM fournit également une gamme de qualifications, y compris le certificat IQ IAM de niveau 4 en gestion de bureau et d’administration, qui est spécialement conçu pour les responsables de bureau et d’administration, et ceux qui aspirent à un poste de direction dans la gestion de bureau.
Si vous n’avez pas encore de diplôme en administration, vous pouvez choisir d’étudier pour un diplôme, un NVQ, un HND ou un diplôme en commerce, en administration ou dans un domaine connexe tel que les RH.
Il existe également des possibilités d’étudier la gestion de bureau ou les affaires au niveau du troisième cycle, par exemple en prenant une maîtrise en administration des affaires (MBA). Rechercher des cours de MBA de troisième cycle .
Les perspectives de carrière
Le rôle de chef de bureau n’est généralement pas un poste de débutant, et vous aurez généralement une expérience en administration ou en gestion, souvent dans un secteur connexe, avant d’accepter le poste.
Une fois que vous êtes en poste et que vous avez acquis une certaine expérience, vous pouvez assumer des responsabilités supplémentaires, telles que gérer plus de personnel ou assumer des responsabilités de direction plus élevées.
Alternativement, vous pouvez gérer un bureau différent dans l’organisation, qui a un effectif plus important ou porte plus de responsabilités. Par exemple, vous pouvez passer de la gestion d’une petite équipe dans la section des finances à la gestion de l’ensemble du département des finances.
Après avoir acquis plus d’expérience en tant que chef de bureau, il peut y avoir des opportunités d’accéder à la haute direction et de progresser jusqu’au poste de chef de service. Des goulots d’étranglement peuvent survenir pour les postes de direction, en particulier lorsqu’il y a plusieurs responsables de bureau au sein d’une organisation. Le développement d’un domaine spécialisé, comme la finance, les ressources humaines ou le développement stratégique, peut aider.
Le rôle de chef de bureau peut également être un bon tremplin vers le rôle de chef de cabinet. Dans ce poste, vous assurerez généralement une gestion et un leadership efficaces dans tous les domaines de l’administration, de la dotation et du personnel responsable de la gestion et de l’achèvement du projet. Vous soutiendriez également les décideurs de haut niveau de l’organisation.